Jak dochodzić należności krok po kroku

Wychodzimy dziś do Was z propozycją serii wpisów dotyczących tego, jak skutecznie dochodzić należności. W ramach tego cyklu wskażemy Wam poszczególne kroki, które powinniście podjąć, aby skutecznie odzyskać dług. Przedstawimy również kolejność podejmowania określonych działań. Rozpoczniemy zatem od tego, w jaki sposób się do tego przygotować, jakie czynności podjąć przed wystąpieniem na drogę postępowania sądowego, w jaki sposób przygotować pozew, a także jak wyegzekwować należność w oparciu o orzeczenie sądu.

Oprócz omówienia najważniejszych zagadnień mamy również dla Was znaczne ułatwienie. Przy każdym wpisie bowiem udostępnimy gotowy wzór pisma, jakie należy złożyć na danym etapie dochodzenia należności. Przygotowane wzory będą zawierać podstawowe informacje i elementy niezbędne do umieszczenia w ich treści. Będziemy zatem kładli nacisk na to, aby sporządzone w oparciu o te wzory pisma spełniały wszystkie warunki formalne i zmierzały do jak najdalej idącego zabezpieczenia Waszych interesów i szybkiego wyegzekwowania należności. Przedstawione wzory będą jak najbardziej uniwersalne i mogą nie uwzględniać specyficznych okoliczności każdej sprawy, dlatego każdy z nich będziecie musieli uzupełnić informacjami dotyczącymi Waszej konkretnej sprawy.

Zanim przejdziemy do artykułów poświęconych kolejnym krokom, chcielibyśmy w pierwszej kolejności zwrócić Waszą uwagę na to, jak zabezpieczyć swoje interesy już na etapie realizacji umowy, czy zamówienia, aby późniejsze dochodzenie należności nie sprawiało Wam większego problemu.

Prawidłowe sformułowanie umowy.

Po pierwsze zatem niezbędne jest prawidłowe przygotowanie umowy, w której jasno i konkretnie wskazana zostanie kwota wynagrodzenia, ale też czynność, za wykonanie której wynagrodzenie to będzie należne. Prawidłowe i szczegółowe opisanie tej czynności nie pozostawi w późniejszym okresie miejsca na dokonywanie zbędnych interpretacji, co tak naprawdę stanowiło przedmiot umowy. Ponadto umowa powinna też precyzować termin płatności wynagrodzenia, sposób płatności, kwestię wystawienia faktury VAT, wskazywać na możliwość naliczania odsetek oraz na inne okoliczności mające wpływ na dokonanie płatności.

Dane kontrahenta.

Na etapie podpisywania umowy czy przyjmowania zlecenia, niezmiernie istotne jest zapewnienie sobie dostępu do informacji identyfikujących kontrahenta, z którym zawieramy umowę, lub na rzecz którego będziemy realizować zlecenie. W przypadku osób fizycznych  będzie to oczywiście imię, nazwisko, nr NIP lub PESEL, jak również adres zamieszkania. W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą niezbędne jest wskazanie numeru NIP, REGON, miejsca prowadzenia działalności, ewentualnie numeru KRS w przypadku podmiotów wpisanych do tego rejestru). W tym zakresie najlepiej jest się posiłkować danymi z internetowej bazy REGON (https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/ ), bazy CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx) lub Krajowego Rejestru Sądowego (https://ems.ms.gov.pl/).

Dokumentowanie realizacji umowy.

Wszelkie czynności związane z realizacją umowy czy zlecenia należy odpowiednio dokumentować. Dlatego przechowujcie umowy, zlecenia, faktury, potwierdzenia wpłat, protokoły przekazania przedmiotu umowy. Nie niszczcie dokumentów przed upływem terminu przedawnienia, nie kasujcie wiadomości e-mail zawierających wzajemne rozliczenia i ustalenia dokonywane z kontrahentem. To wszystko znacznie ułatwi Wam dochodzenie swoich należności przed sądem.

Pilnowanie terminu przedawnienia.

Ostatnią istotną kwestią, o której musicie pamiętać, jest pilnowanie terminu przedawnienia określonych należności. Ogólną zasadą jest, że należności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem trzech lat (przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata). Tym niemniej istnieje wiele roszczeń, w przypadku których termin przedawnienia jest krótszy. Podjęcie czynności po upływie tego terminu może zatem okazać się bezskuteczne a Wy nie odzyskacie swoich należności. Nie zwlekajcie zatem z dochodzeniem należności.

Jeśli już zabezpieczyłeś swoje interesy w sposób uwzględniający co najmniej elementy wskazane powyżej, a dłużnik nie uregulował należnego Ci wynagrodzenia, przygotuj się do podjęcia pierwszej czynności, jaką możesz wykonać w celu dochodzenia należności. W kolejnym wpisie omówimy możliwość skierowania do dłużnika wezwania do zapłaty oraz udostępnimy Wam wzór takiego pisma.